• Cyfrowa Kancelaria to nowoczesne narzędzie wspierające codzienną pracę adwokatów i kancelarii.
• Wprowadzono nową funkcjonalność – Stoper, który umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie czasu pracy oraz wspiera proces rozliczania klientów.

Czym jest Cyfrowa Kancelaria?
Cyfrowa Kancelaria to intuicyjna aplikacja do prowadzenia kancelarii, która ułatwia i przyspiesza pracę adwokatów. Umożliwia efektywne prowadzenie spraw kancelarii, archiwizację dokumentów w bezpiecznej chmurze i szybki dostęp do nich. Zawiera funkcjonalności ważne w codziennej pracy adwokatów, jak kalendarz, rejestracja czynności i korespondencji oraz dostęp do PISP.

Kluczowym elementem dla procesu cyfryzacji Adwokatury jest cyfryzacja indywidualnych kancelarii adwokackich. Konieczne jest uproszczenie i usprawnienie prowadzenia kancelarii, a przy tym sprawna komunikacja z wymiarem sprawiedliwości. Dlatego kolejnym etapem działań Adwokatury wspierających kompetencje adwokatów jest projekt Cyfrowa Kancelaria, realizowany z Wolters Kluwer Polska.

(zamów dostęp do Cyfrowej Kancelarii) 

Co zyskasz z Cyfrową Kancelarią:
1) Sprawy
Twoje wirtualne teczki, w których gromadzisz wszystkie informacje dotyczące spraw. Dzięki temu szybko dotrzesz do zebranej dokumentacji, informacji o stronach, wykonanych zadaniach i czynnościach czy zaplanowanych terminach.
2) Kontakty
Zarządzaj bazą kontaktów w wygodny sposób. Szybko wprowadzisz nowych klientów dzięki integracji z GUS, określisz relacje między kontaktami. Z poziomu kontaktu dotrzesz do sprawy, dokumentów oraz faktur.
3) Dokumenty
Gromadząc dokumenty w Cyfrowej Kancelarii dbasz o ich bezpieczeństwo i poufność. Wszystkie dokumenty są zawsze powiązane ze sprawą lub kontaktem, więc oszczędzisz czas na ich odnalezienie.
4) Rejestracja czynności
Łatwa rejestracja czasu pozwala precyzyjnie i szybko zanotować każdą minutę Twojej pracy. Eksport listy czynności do formatu .xls pozwoli Ci na analizę czasu pracy Twojego oraz współpracowników, a w przyszłości trafniejszą ocenę czasochłonności nowych projektów.
5) Korespondencja
Moduł korespondencji umożliwia rejestrację poczty przychodzącej i wychodzącej, w tym wskazanie nadawcy i odbiorcy, rodzaju przesyłki oraz jej numeru. Dzięki powiązaniu korespondencji ze sprawą, masz lepszą kontrolę nad dokumentacją spraw.
6) Połączenie z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych
Dzięki integracji z PISP masz wygodny dostęp do statusów spraw w 11 apelacjach z jednego miejsca. Możesz też nadawać uprawnienia do Twoich spraw współpracownikom, także z opcją odbierania doręczeń w Twoim imieniu.
7) Wystawianie faktur
W Cyfrowej Kancelarii wystawisz faktury dla swoich klientów. Możesz wystawić również faktury korygujące i eksportować listę faktur do pliku JPK.
8) Pobieranie danych z GUS
Przyspiesz dodawanie kontaktów dzięki integracji z bazą GUS. Wystarczy podać NIP, a reszta danych zostanie automatycznie pobrana.
9) Integracja z LEX
Jeżeli korzystasz z systemu LEX, aplikacja umożliwi Ci podpięcie zasobów LEX-a (w formie linku) do bazy dokumentów Cyfrowej Kancelarii bez konieczności dodatkowego logowania.
10) 10 GB przestrzeni na Twoje dane
W Cyfrowej Kancelarii możesz zgromadzić do 10 GB danych – zdjęć, filmów, plików dźwiękowych, skanów dokumentów, notatek, pism, etc. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 300 MB
11) Stoper
Dzięki stoperowi wygodnie i dokładnie zarejestrujesz czas pracy. Uruchom stoper, pracuj nad sprawą, zarejestruj czynność. Stoper będzie naliczał Twój czas pracy również po wylogowaniu z aplikacji. Stoper jest widoczny zawsze w aplikacji, niezależnie czy pracujesz na laptopie czy smartfonie.

Jak działa Stoper?
Obsługa narzędzia jest bardzo prosta i intuicyjna:

• Stoper można uruchomić jednym kliknięciem – zarówno w LEX-ie, jak i w Cyfrowej Kancelarii.
• W trakcie analizy materiałów w SIP LEX czas pracy jest automatycznie rejestrowany w tle.
• Po zakończeniu czynności użytkownik zatrzymuje stoper i przypisuje zarejestrowany czas do konkretnej sprawy w Cyfrowej Kancelarii.
• Zgromadzone dane mogą zostać wykorzystane do szczegółowego i rzetelnego rozliczenia klienta – z dokładnością do minuty oraz rodzaju zadania.

Nowa funkcjonalność pozwala prawnikom jeszcze łatwiej zarządzać czasem pracy, a jednocześnie zapewnia transparentne rozliczanie z klientami. To narzędzie, które wspiera rzetelność, dokładność i efektywność pracy w kancelarii.

(dowiedz się więcej o Stoperze w LEX) 

Kolejne integracje w przygotowaniu
Trwają również prace nad rozszerzeniem możliwości Cyfrowej Kancelarii o kolejne integracje z systemami wykorzystywanymi w praktyce adwokackiej. W najbliższym czasie planowane jest uruchomienie połączenia m.in. z:

• systemem e-Doręczeń,
• kalendarzem Outlook,
• usługą e-Nadawca.

O postępach będziemy informować na bieżąco.