• Na mocy nowelizacji ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wprowadzono zmiany w systemie e-Doręczeń. Pierwsze z nich weszły w życie 1 stycznia 2025 r. i objęły w szczególności osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (m.in. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy), a także podmioty niepubliczne wpisywane do KRS od 1 stycznia 2025 r., które od tej daty powinny posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych.
• W konsekwencji korespondencja prowadzona przez kancelarie z podmiotami publicznymi została powiązana z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będącą odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Rozwiązanie to umożliwia obywatelom, firmom i administracji publicznej korzystanie z bezpiecznych i wygodnych doręczeń elektronicznych z zachowaniem dowodów nadania i doręczenia.
• Prezydium Naczelnej Rady Adwokackiej postulowało przesunięcie pierwotnego terminu uruchomienia obowiązku wdrożenia systemu e-Doręczeń (przypadającego na dzień 1 października 2024 r.) z uwagi na poziom przygotowania systemu oraz bezpieczeństwo użytkowników. W efekcie obowiązki te zostały odroczone i wdrażane są etapowo.
• Po stronie administracji publicznej trwa okres przejściowy przeznaczony na dostosowanie systemów teleinformatycznych, który upływa 31 grudnia 2025 r. W dalszej perspektywie obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie także sądy, prokuratury, organy ścigania oraz Służbę Więzienną, dla których obecny termin systemowego wdrożenia został wyznaczony na 1 października 2029 r.
• Niezależnie od usługi e-Doręczeń wprowadzane są zmiany dotyczące doręczeń oraz składania pism procesowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego sądów powszechnych. Są to dwa odrębne kanały elektroniczne i należy je wyraźnie rozróżniać w praktyce.
• Z dniem 10 września 2025 r. w Kodeksie postępowania cywilnego zaczyna obowiązywać doprecyzowanie, zgodnie z którym w razie braku elektronicznego potwierdzenia doręczenia pismo umieszczone w Portalu Informacyjnym uważa się za doręczone z upływem czternastu dni od dnia jego umieszczenia (art. 131¹ § 2 k.p.c. w nowym brzmieniu).
• Z dniem 10 września 2025 r. w Kodeksie postępowania karnego obowiązuje zasada skuteczności doręczenia z upływem czternastu dni od umieszczenia pisma w Portalu w razie braku potwierdzenia doręczenia, a także analogiczna reguła w sytuacji, gdy podmiot wskazany do odbioru pism nie posiada konta w Portalu, o ile zapewniono możliwość uzyskania dokumentu potwierdzającego doręczenie. Od tej daty wybrane czynności odwoławcze mogą być wnoszone przez Portal przez profesjonalnych pełnomocników oraz prokuratora.
• Dwustronna komunikacja przez Portal w sprawach cywilnych zacznie obowiązywać od 1 marca 2026 r., a doręczanie przez Portal także do strony po jej oświadczeniu od 1 czerwca 2026 r. W sprawach karnych doręczanie przez Portal do strony będzie możliwe od 1 czerwca 2026 r. po złożeniu przez nią w Portalu oświadczenia o wyborze doręczeń elektronicznych.

 

Tło i harmonogram wdrożenia usługi e-Doręczeń

Na mocy nowelizacji ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych etapowo wdrażany jest system e-Doręczeń. To usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowiąca odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dotyczy przede wszystkim osób wykonujących zawody zaufania publicznego, w szczególności adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy. Obejmuje on także podmioty niepubliczne wpisywane do KRS od 1 stycznia 2025 r. Rozwiązanie to umożliwia prowadzenie korespondencji urzędowej w postaci elektronicznej z zachowaniem dowodów nadania i doręczenia. Po stronie administracji publicznej do 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy przeznaczony na pełne dostosowanie systemów teleinformatycznych. W tym czasie podmiot publiczny może odstąpić od doręczenia elektronicznego ze względów organizacyjnych. W dalszej perspektywie obowiązkowe e-Doręczenia obejmą również sądy, prokuratury, organy ścigania oraz Służbę Więzienną. Zgodnie z obecnym stanem prawnym termin systemowego wdrożenia e-Doręczeń po stronie tych instytucji upływa 1 października 2029 r. Prezydium Naczelnej Rady Adwokackiej postulowało przesunięcie pierwotnego terminu uruchomienia obowiązków przypadającego na 1 października 2024 r. Powodem był poziom przygotowania operatora systemu oraz bezpieczeństwo użytkowników. Zmiana terminu pozwoliła na bardziej uporządkowane wdrożenie po stronie kancelarii i instytucji.

Praktyczne znaczenie dla kancelarii w komunikacji z administracją publiczną

W relacjach z administracją publiczną podstawowym kanałem pozostaje adres do doręczeń elektronicznych w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych. W kontaktach z sądami powszechnymi korzysta się natomiast z Portalu Informacyjnego sądów powszechnych, którego funkcjonalności są wdrażane etapami i niezależnie od systemu e-Doręczeń. Oba kanały należy w praktyce wyraźnie rozróżniać, ponieważ różnią się zakresem zastosowania, podstawą prawną oraz kalendarzem wejścia w życie poszczególnych rozwiązań. Po stronie administracji publicznej do 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy przeznaczony na dostosowanie systemów teleinformatycznych do wymogów e-Doręczeń. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym termin wdrożenia e-Doręczeń w sądach, prokuraturach, organach ścigania i Służbie Więziennej przypada na 1 października 2029 r. W sprawach cywilnych dwustronna komunikacja przez Portal zacznie obowiązywać co do zasady od 1 marca 2026 r., a doręczenia przez Portal także do strony po jej oświadczeniu od 1 czerwca 2026 r. W sprawach karnych doręczenia przez Portal do strony będą możliwe od 1 czerwca 2026 r. W komunikacji z klientami i w wewnętrznych procedurach kancelarii warto konsekwentnie uwzględniać te daty, aby właściwie planować sposób składania pism i odbiór korespondencji w zależności od używanego kanału.

 

Zmiany w postępowaniu karnym (k.p.k.)
Od 10 września 2025 r. zaczynają obowiązywać przepisy porządkujące doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w postępowaniu karnym. Jeżeli doręczeniu towarzyszy elektroniczne potwierdzenie, pismo uważa się za doręczone w chwili wskazanej w tym dokumencie; w razie braku potwierdzenia pismo umieszczone w Portalu uważa się za doręczone z upływem czternastu dni od dnia jego umieszczenia (art. 133a § 3 k.p.k.). Taki sam skutek następuje, gdy podmiot wskazany do odbioru pism nie posiada konta w Portalu, o ile pismo udostępniono w sposób umożliwiający uzyskanie dokumentu potwierdzającego doręczenie (art. 133a § 3a k.p.k.). Z tą samą datą wybrane czynności w postępowaniu odwoławczym mogą być wnoszone przez Portal przez profesjonalnych pełnomocników oraz prokuratora (w szczególności wniosek o sporządzenie uzasadnienia, środek odwoławczy oraz odpowiedź, por. art. 422 § 1b, art. 428 § 3 k.p.k.). Doręczenia w formie elektronicznej są stosowane wobec dotychczasowego kręgu adresatów: prokuratora, obrońcy, pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym oraz Prokuratorii Generalnej RP; dotyczą pism procesowych oraz innej korespondencji sądowej i mogą być dokonywane w szczególności, gdy sąd dysponuje ich cyfrową wersją. Jednocześnie doręczenia elektroniczne nie obejmują pism, które wymagają doręczenia wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że dokumenty te zostały złożone przez umieszczenie ich treści w Portalu (art. 428 § 3 k.p.k.). Od 1 czerwca 2026 r. krąg adresatów doręczeń portalowych zostanie rozszerzony także o stronę, pod warunkiem uprzedniego złożenia w Portalu oświadczenia o wyborze doręczeń elektronicznych, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym; oświadczenie o rezygnacji składa się w tym samym trybie (art. 133a § 1–1a k.p.k.).

 

Zmiany w postępowaniu cywilnym (k.p.c.)
Od 10 września 2025 r. wchodzi w życie doprecyzowanie skutku doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w postępowaniu cywilnym. Jeżeli doręczeniu towarzyszy elektroniczne potwierdzenie, pismo uważa się za doręczone w chwili wskazanej w tym dokumencie. W razie braku elektronicznego potwierdzenia doręczenia pismo umieszczone w Portalu uznaje się za doręczone z upływem czternastu dni od dnia jego umieszczenia (art. 131¹ § 2 k.p.c. w nowym brzmieniu). Jeżeli nie jest możliwe doręczenie pisma za pośrednictwem obsługiwanego systemu teleinformatycznego, a sąd dysponuje jego wersją cyfrową, treść korespondencji umieszcza się w Portalu Informacyjnym, z zachowaniem powyższych zasad skutku doręczenia; reguły te dotyczą pism procesowych oraz innej korespondencji sądowej.
Wyłączeniu podlegają pisma, które wymagają doręczenia wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że dokumenty te zostały złożone przez umieszczenie ich treści w Portalu. Niezależnie od tego doprecyzowania, dwustronna komunikacja z sądem w sprawach cywilnych, obejmująca wnoszenie wybranych pism przez profesjonalnych pełnomocników oraz doręczenia wzajemne w ramach Portalu, zacznie obowiązywać z dniem 1 marca 2026 r., natomiast doręczanie przez Portal także do strony po złożeniu przez nią oświadczenia o wyborze doręczeń elektronicznych wejdzie w życie 1 czerwca 2026 r. Oświadczenie to, jak również oświadczenie o rezygnacji, składa się w Portalu i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 131¹a § 1 i § 1¹ k.p.c.).

 

Wpływ Naczelnej Rady Adwokackiej na nowelizacje przepisów

Naczelna Rada Adwokacka od samego początku aktywnie uczestniczyła w pracach nad nowelizacją przepisów o e-Doręczeniach, które wejdą w życie 10 września 2025 r. To dzięki staraniom Prezydium NRA udało się przesunąć pierwotny termin obowiązkowego korzystania z systemu z 1 października 2024 r. na 1 stycznia 2025 r., co pozwoliło na lepsze przygotowanie zarówno operatora systemu, jak i samych użytkowników. W czasie prac legislacyjnych nad projektowaniem powyższych zmian Naczelna Rada Adwokacka skierowała do senackiej Komisji Sprawiedliwości i Praw Człowieka petycje oraz opracowane przez Prezesa NRA adw. Przemysława Rosatiego w ramach działania Instytut Legislacji i Prac Parlamentarnych NRA projekty ustaw w sprawie zmian w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego oraz w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego. Od początku konsultacji prowadzonych w ramach posiedzenia senackiej Komisji, NRA podkreślała, że kluczowe znaczenie ma wprowadzenie regulacji umożliwiających realizację doręczeń w ramach dwustronnej komunikacji elektronicznej pomiędzy adwokatami, radcami prawnymi oraz Prokuratorią Generalną RP, z wykorzystaniem funkcjonującego obecnie systemu.